Vedtægter for Etnografisk Formidlingsfællesskab

Vedtægter for Etnografisk Formidlingsfællesskab.

§ 1 Formål

Stk. 1. Etnografisk Formidlingsfælleskab er en almennyttig forening, som har til formål at udbrede etnografisk viden og kulturanalytiske problemstillinger målrettet en bred målgruppe. Etnografisk viden forstås som læren om kultur og mennesker, herunder hvilken rolle sociale processer og menneskelige handlinger har i globale konflikter, klimaudfordringer og i danskernes hverdag. 

Stk 2. Foreningen understøtter tilblivelsen af multimodale projekter (film, udstillinger mv.) og videre udbredelse af disse projekter (foredrag, undervisningsmateriale mv.), som opfylder foreningens overordnet formål (§ 1. stk.1) og lever op til foreningens etiske kodeks (§ 6). Disse projekter har til formål at formidle kompleks viden på en tilgængelig måde, så flere kan deltage i samfundsdebatten.

Stk. 3. Foreningen arbejder tværfagligt med inddragelse af uddannelsesinstitutioner, universiteter og/eller andre civilsamfundsorganisationer. Gennem tværinstitutionelle samarbejder vil foreningen være med til at sikre at vidensproduktion tilgængeliggøres til målgrupper, der måske ellers ikke har adgang til dette.

Stk 4. Foreningen er en platform for et netværk af etnografer, som kan sparre med hinanden i forhold til skabelse af etnografiske projekter og formidling af disse som bl.a. undervisningsmateriale til ungdomsuddannelser, foredrag på fx offentlige biblioteker eller efteruddannelseskurser for gymnasielærere. Formålet med dette netværk er at højne niveauet af selve vidensproduktionen og formidlingsprojekter gennem stærke samarbejder på tværs af felter og arbejdsområder.

Stk. 5. Alt økonomisk overskud i foreningen går til at understøtte foreningens formål.

§ 2 Medlemskab

Stk. 1. Personer kan optages som foreningsmedlemmer, hvis de kan tilslutte sig formålet for Etnografisk Formidlingsfællesskab.

Stk. 2. Nye foreningsmedlemmer registreres gennem en tilmeldingsblanket, der er tilgængelig for alle på Etnografisk Formidlings hjemmeside.

Stk. 3. Medlemskabet opretholdes gennem et månedligt kontingent. Medlemskabet er kun aktivt, så længe kontingentet betales. Se §3 Kontingent for mere info om kontingent. 

Stk. 4. Som medlem inviteres man til 4 netværksmøder årligt, samt til ordinær generalforsamling i foreningen, hvorigennem man kan stille op til bestyrelsen.

Stk. 5. Foreningsmedlemmerne kan organisere sig i grupper eller individuelt alt efter projekt og aktivitet. Projekterne fuldføres i henhold til foreningens formål og rapporterer til bestyrelsen.

Stk. 6. For at foreningsmedlemmer kan få et projekt under Etnografisk Formidlingsfællesskab skal man ansøge om dette til bestyrelsen. Ansøgningen skal indeholde informationer om projektmedarbejderne (projektleder, fondsansvarlig, regnskabsansvarlig), formålet med projektet, projektets indhold og form. 

Stk. 7. Hvis man i et projekt søger midler fra eksterne fonde, skal projektet have en fondsansvarlig, en projektleder og regnskabsansvarlig. Projektmedarbejderne er ansvarlige for at overholde foreningens procedurer for økonomistyring (se § 8) og sikre god forvaltningspraksis, afrapportering og overholdelse af den pågældende fonds krav og kriterier.

Stk. 8. foreningsmedlemmer har mulighed for at søge fonde og økonomisk støtte til projekter ved at bruge foreningens CVR-nummer. Fondsansøgninger og honorarudbetalinger i projekterne skal godkendes af bestyrelsens projektkoordinator (se § 7, stk. 3). Foreningsmedlemmer kan herudover ikke binde foreningen økonomisk.

Stk. 9. Den fondsansvarlige og regnskabsansvarlige i projektet har ansvaret for at dele regnskabsoplysninger med bestyrelsens kasserer (eller anden) efter projektet er afsluttet. 

Stk. 10. Foreningsmedlemmer har mulighed for at fremme deres projekter på foreningens digitale platforme, herunder hjemmesiden, Facebook, LinkedIn og Instagram. Opslag, delinger og reklame for arrangementer eller projekter skal godkendes og lægges op af bestyrelsens SoMe-ansvarlige. Foreningsmedlemmernes projekter skal leve op til foreningens krav om projekter (se § 5).   

Stk. 11. Formidlingsprodukter udviklet under Etnografisk Formidlingsfællesskab skal fortsat kunne anvendes i foreningen efter ophavspersonen har endt sit medlemskab. Produkter defineres som undervisningsmateriale, udstillinger, foredrag og film mv., som er udviklet i samarbejde med foreningen.

Stk. 12. Gennem foreningsmedlemskabet kan foreningen på sigt stille eksempelvis videoudstyr, podcastudstyr og Adobepakken til rådighed, hvis et projekt er blevet godkendt af bestyrelsen.

Stk. 13. Gennem medlemskabet får foreningsmedlemmer adgang til tidligere projekters dokumenter. Dette skal fungere som en slags inspirationsbank til at skabe nye projekter.

§ 3 Kontingent

Stk. 1. Kontingentet for foreningsmedlemmer er 49 kr. om måneden udover for studerende og personer på dagpenge-dimittendsatsen, som betaler 29 kr. om måneden. Alle foreningsmedlemmer registreres på medlemslisten og har adgang til alle fordele, samt inviteres til interne og eksterne events. (*skriv foreningsmedlem ind i vedtægterne)

Stk. 2. Støttemedlemmer kan vælge at støtte foreningen fra 29 kr. om måneden. De registreres ikke. De inviteres til eksterne events. 

Stk. 3. Medlemskabet er aktivt så længe der betales kontingent pr. 1. i måneden.

Stk. 4. Personer der er interesserede i at blive medlem kan komme til det næstkommende netværksmøde og finde ud af, om de vil være medlem af Etnografisk Formidlingsfællesskab. Efterfølgende skal man være medlem for at deltage i netværksmøderne.

Stk. 5. Foreningen tilbagebetaler ikke kontingent. Hvis et medlem har udmeldt sig, er det medlemmets ansvar at sikre at de ikke længere betaler kontingent. Hvis kontingent er trukket efter udmeldelsesperioden, tilbagebetaler foreningen maksimalt 1 måneds kontingent.

§ 4 Bestyrelsen

Stk. 1. Bestyrelsen står for den daglige administration og drift. Bestyrelsesmedlemmerne er underskriftsberettigede og har alle et ansvar for et samlet projektoverblik.

Stk. 2. Bestyrelsen mødes en gang hver måned. Til møderne skal minimum 3/5 møde op ellers rykkes mødet. Mødet kan afholdes enten fysisk eller online. 

Stk. 3. Bestyrelsen har adgang til hele drevet. Der overholdes gældende GDPR regler, så alt unødig persondata slettes løbende og er utilgængelig for uvedkommende. Hvert projekt får tildelt en projektmappe og skal arbejde herfra. 

Stk. 4. Bestyrelsen og suppleanter vælges ind til den ordinære generalforsamling. 

Stk. 5. Bestyrelsen består af minimum 3 bestyrelsesmedlemmer, som varetager 5 poster: 

1. Forperson, som sørger for mødeindkaldelse, dagsordener til både bestyrelsesmøder og netværksmøder indkaldes ud fra medlemslisten. Denne har det overordnet ansvar for e-mailen admin@etnografiskformidling.dk, og sørger for indmeldelsesblanket og skriver til kasseren angående foreningsmedlemmer løbende (Mia Eggert Jørgensen)
2. Næstforperson og webansvarlig, som sørger for hjemmeside (Mie Rise Adrian)
3. Kasserer, som er økonomiansvarlig. Denne udarbejder årsregnskab, har overblik over forenings- og støttemedlemmernes indbetalinger i banken, samt udbetaler løn og honorar. (René Georg Johansen)
4. SoMe-ansvarlig, som sørger for foreningens Instagram, Facebook, onlinebegivenheder mv, samt godkender de enkelte projekters opslag i henhold til foreningens branding. Personen har koden til de enkelte sociale platforme (Emilie Asta Nielsen).
5. Projektkoordinatoren har overblik over projekterne og opdaterer løbende fondsdokumentet. Personen sørger for at lave kontrakter for projekterne, samt ansættelseskontrakter med godkendelse fra bestyrelsen, hvis personer ansættes lønnet i Etnografisk Formidlingsfællesskab. Projektkoordinatoren sørger for ekstern revision af kassererens regnskaber. (Kirstine Damgaard Henriksen)

Stk. 6. Der vælges 5 suppleanter, som matcher de forskellige bestyrelsesposter: 

1. Forperson suppleant (Anne Sofie Hougaard Mühlbach)
2. Næstforperson suppleant (Anne Sofie Hougaard Mühlbach)
3. Kasserer suppleant (Kirstine Damgaard Henriksen)
4. SoMe-ansvarlig suppleant (Karen-Marie Bomholt-Riis)
5. Projektkoordinator (Marie Asminn)

Stk. 7: Bestyrelsen skal godkende fondsansøgninger løbende.

Stk. 8: Bestyrelsen skal godkende hvert projekt, som projektlederen indsender til bestyrelsen. Idéen kan revideres og ændres i sparring inden endelig godkendelse. 

Stk. 9. Bestyrelsen skal på lige vilkår med andre foreningsmedlemmer søge projektstøtte til projekter og arbejder i den forbindelse på lige vilkår med foreningsmedlemmerne. 

Stk. 10. Til hver generalforsamling vælges to suppleanter, som kan overtage en af posterne i bestyrelsen, såfremt denne træder af. Suppleanterne skal helst være andre foreningsmedlemmer end dem i bestyrelsen, men må også gerne være andre bestyrelsesmedlemmer. 

Stk. 11. Til bestyrelsesmøderne afrapporterer hvert bestyrelsesmedlem status af arbejdsopgaver, og sikrer på den måde en overlevering, så deres opgaver kan varetages af en suppleant eller anden valgt bestyrelsesmedlem. 

Stk. 12. Bestyrelsen er arbejdsgiver og ansætter og afskediger projektmedarbejdere.

§ 5 Projekter

Stk. 1. Projekter kører som selvstændige enheder under foreningen. 

Stk. 2. Projekterne skal leve op til foreningens formål (se § 1).

Stk. 3. Projekterne skal opfylde foreningens etiske kodeks (se § 6), hvilket de projektansatte er ansvarlige for. 

Stk. 4. Projekterne skal følge følgende takster:

1. Ved fondsansøgninger gælder følgende takster:
   1. Minimum timeløn: 250 kr./time pr. pers, som gælder for udviklingen af projekter, herunder undervisningsmateriale og udstillinger mv. Projekterne er hver især ansvarlige for, at budgettet tager højde for arbejdsgiverbidrag, arbejdsgiver-ATP, pension og feriepenge. Hjælp til beregningen af disse takster udbydes af foreningens fondsansvarlige og kasserer.  
   2. Hvis det er muligt at søge til driftsmidler i en fondsansøgning, skal det søges. Hvis en fond giver midler til drift, skal projektet ikke trækkes yderligere på drift. Hvis der ikke er driftsmidler, så kontakt foreningens kasserer og projektkoordinator, der vil undersøge andre muligheder. Hvis der stadig ikke er mulighed for at bidrage til fællesskabet, skal der gives 5% af lønmidler eller max 5000 kr til Etnografisk Formidlingsfællesskab. Projektet kan selv vælge imellem de to. 
2. Ved salg af produkter gælder følgende honorartakster:
   1. Foredrag: 5000 kr. pr. time pr. pers. ekskl. transport. Den enkelte projektansvarlig skal selv sørge for at tage højde for andre udgifter, fx transport, kilometertal mv. og forhandle med de betalende parter. Foreningen betaler ikke til yderligere projektudgifter.
   2. Udstillingsgenopsætning: 5000 kr. pr. pers.
   3. Arrangørløn (workshop, kursus): 7500 kr. pr. pers.
3. Lønsatser og honorarertakster til samarbejdspartnere er ikke sat af Etnografisk Formidlingsfællesskab, men forhandles mellem parterne. 
4. Ved salg skal 5% gå til Etnografisk Formidlingsfællesskab for hver betalte person i projektet, der bliver betaling gennem foreningen.

§ 6 Etisk kodeks 

Stk. 1. De etnografiske projekter er udarbejdet med udgangspunkt i de etiske retningslinjer hos American Anthropological Association (AAA).

Stk. 2. De involverede parter (informanter/projektmedarbejere/samarbejdspartnere) har givet samtykke til at projekterne formidles til et bredere publikum. 

Stk. 3. Foreningens foreningsmedlemmer skal i deres projekter være bevidste om repræsentation og egen positionering.  

Stk. 4. Foreningen tolerer ingen form for diskrimination i forhold til køn, race, etnisk oprindelse, seksuel orientering, religion, kultur, alder, uddannelse, social status eller nationalitet.

Stk. 5. Foreningen vil sikre et rum for godt samarbejde og en anerkendende og konstruktiv omgangsform.

§ 7 Økonomi

Stk. 1. For foreningens forpligtelser hæfter alene foreningens formue. Der påhviler ikke foreningens medlemmer nogen hæftelse.

Stk. 2. Foreningens regnskabsår er kalenderåret.

Stk. 3. Inden for 6 måneder efter hvert regnskabsårs udløb udarbejdes i overensstemmelse med lovgivningens og vedtægternes regler herom en årsrapport. Årsrapporten består af et årsregnskab med resultatopgørelse, balance og noter, som udarbejdes af kasserer med godkendelse fra projektkoordinatoren,samt en årsberetning indeholdende foreningens aktiviteter i det forgangne år udarbejdet af projektkoordinator. Årsrapporten udgives senest 1. juni for året før efter endelig godkendelse af den siddende bestyrelse. 

Stk. 4. Foreningen er tegnet af den daværende siddende forperson (Anne Sofie Mühlbach) og den daværende siddende kasserer (Kirstine Damgaard Henriksen), der tegner foreningen overfor banken (dato den 12. juli 2023). 

Stk. 5. Minimum to bestyrelsesmedlemmer har netbanksadgang (B-adgang) til foreningens konto i Arbejdernes Landsbank og kan godkende betalinger og overførsler. En af disse skal være bestyrelsens kasserer.

Stk. 6. Den primære funktionsadskillelse i foreningen står mellem kassereren og projektkoordinatoren i bestyrelsen. 

Stk. 7. Årsregnskabet opdateres hver måned i henhold til bankafstemningerne af kasseren og kontrolleres af projektkoordinatoren. Herefter fremlægges årsregnskabet til det månedlige bestyrelsesmøde.

§ 8 Procedurer for økonomistyring i projekterne

Stk. 1. Funktionsadskillelsen i de enkelte projekter er delt mellem projektets regnskabsansvarlige og en anden projektmedarbejder. Kassereren i bestyrelsen godkender det endelige regnskab og budget. Hvis der kun er én projektmedarbejder, godkender bestyrelsens kasserer de økonomiske aktiviteter.

Stk. 2. De enkelte projekter skal sikre, at eventuelle bevillinger forvaltes på forsvarlig vis og lever op til den pågældende fonds regelsæt for god økonomistyring

Stk. 3. Budgetter og budgetændringer udarbejdes af hvert projekts egen regnskabsansvarlige. Kassereren kontrollerer og godkender disse ved projektets start. Er kassereren selv den regnskabsansvarlige på et projekt, kontrolleres og godkendes budgetter og budgetændringer af projektkoordinatoren. 

Stk. 4. Regnskab, herunder bogføring og bilag, udarbejdes af hvert projekts egne regnskabsansvarlige. Kassereren kontrollerer og godkender disse ved projektets afslutning. Er kassereren selv den regnskabsansvarlige på et projekt, kontrolleres og godkendes bogføring af projektkoordinatoren.

§ 9 Ordinær generalforsamling

Stk. 1. Ordinær generalforsamling afholdes hvert år i slutningen af januar måned. 

Stk. 2. Dagsordenen meddeles foreningens foreningsmedlemmer senest 4 uger før mødet.

Stk. 3. Generalforsamlingen er åben med taleret for alle foreningsmedlemmerne. 

Stk. 4. Generalforsamlingens dagsorden skal omfatte: 

1. Valg af dirigent(er)
2. Valg af referent 
3. Valg af bestyrelsesmedlemmer
4. Gennemgang af vedtægter
5. Eventuelt

Stk. 5. Valg til bestyrelsen:

• På generalforsamlingen vælges minimum 3 bestyrelsesmedlemmer til de 5 poster.
• Valget gælder for 1 år. 
• Kandidater, der ikke opnår valg til bestyrelsen, er suppleanter for bestyrelsesmedlemmer valgt i den rækkefølge, stemmetallene angiver. Suppleantperioden løber til næste bestyrelsesvalg.
• Ved stemmelighed, der skaber tvivl om, hvem af to eller flere kandidater, der er valgt til bestyrelsen, foretages omvalg. Ved stemmelighed mellem kandidater, der vælges som suppleanter, afgøres kandidaternes suppleantrækkefølge ved omvalg. I tilfælde af stemmelighed ved omvalg afgøres resultatet ved lodtrækning.

Stk. 6. Indkaldelse til ekstraordinær generalforsamling kan ske på et vilkårligt tidspunkt af et bestyrelsesmedlem, hvis det findes nødvendigt f.eks. i forbindelse med ændring af vedtægter.

§ 10 Vedtægtsændring

Stk. 1. Ændringen af vedtægterne kan ske efter beslutningen på den årlige generalforsamling, hvor mindst 2/3 af de fremmødte stemmer for.

Stk. 2. Ændringen af vedtægterne kan ske efter beslutningen på en ekstraordinær generalforsamling, hvor mindst 2/3 af de fremmødte stemmer for.

§ 11 Opløsning

Stk. 1. Etnografisk Formidlingsfællesskabs opløsning kan kun ske efter beslutning i bestyrelsen og en derpå følgende ekstraordinær generalforsamling, hvor alle de fremmødte stemmer for. 

Nærværende vedtægter gældende fra 23. januar er underskrevet af den pågældende bestyrelse: 

Mia Eggert Jørgensen (forperson) 

Mie Rise Adrian (Næstforperson og webansvarlig)

René Georg (Kasserer)    

Emilie Asta Nielsen (SoMe-ansvarlig)

Kirstine Damgaard Henriksen (Projektkoordinator)

CVR: 44178182