Vedtægter for Etnografisk Formidlingsfællesskab

§ 1 Formål

Stk. 1. Etnografisk Formidlingsfællesskab til formål at udbrede etnografisk viden og kulturelle problemstillinger rettet mod den almene borger.. Etnografisk viden forstås som læren om kultur og mennesker, herunder hvilken rolle sociale processer og menneskelige handlinger har i globale konflikter, klimaudfordringer og i danskernes hverdag. Forhåbningen er, at den øgede opmærksomhed på disse problemstillinger vil skabe engagement og handling fra almene borgere. 

Stk 2. Foreningen understøtter tilblivelsen af multimodale projekter (film, udstillinger mv.) og videre udbredelse af disse projekter (foredrag, undervisningsmateriale mv.), som opfylder foreningens overordnet formål (§ 1. stk.1) og lever op til foreningens etiske kodeks (§ 6). 

Stk. 3. Foreningen arbejder tværfagligt med inddragelse af uddannelsesinstitutioner, universiteter og/eller andre civilsamfundsorganisationer. Gennem tværinstitutionelle samarbejder vil foreningen være med til at sikre at vidensproduktion tilgængeliggøres til målgrupper, der måske ellers ikke har adgang til dette.

Stk 4. Foreningen er en platform for et netværk af etnografer, som kan sparre med hinanden i forhold til skabelse af etnografiske projekter og formidling af disse som bl.a. undervisningsmateriale til ungdomsuddannelser, foredrag på fx offentlige biblioteker eller efteruddannelseskurser for gymnasielærere. Formålet med dette netværk er at højne niveauet af selve vidensproduktionen og formidlingsprojekter gennem stærke samarbejder på tværs af felter og arbejdsområder.

Stk. 5. Alt økonomisk overskud i foreningen går til at understøtte foreningens formål.

§ 2 Medlemskab

Stk. 1. Personer kan optages som medlemmer, hvis de kan tilslutte sig formålet for Etnografisk Formidlingsfællesskab.

Stk. 2. Nye medlemmer registreres gennem en tilmeldingsblanket, der er tilgængelig for alle på Etnografisk Formidlingfællesskabs hjemmeside.

Stk 3. Medlemskabet opretholdes gennem et månedligt kontingent. Medlemskabet er kun aktivt, så længe kontingentet betales. Se §3 Kontingent for mere info om kontingent. 

Stk. 4. Som medlem inviteres man til minimum 2 netværksmøder årligt, samt til ordinær generalforsamling i foreningen, hvorigennem man kan stille op til bestyrelsen.

Stk. 4. Medlemmerne kan organisere sig i grupper eller individuelt alt efter projekt og aktivitet. Projekterne fuldføres i henhold til foreningens formål og rapporterer til bestyrelsen.

Stk. 5. For at medlemmer kan få et projekt under Etnografisk Formidlingsfællesskab skal man ansøge om dette til bestyrelsen. Ansøgningen skal indeholde informationer om projektmedarbejderne (projektleder, fondsansvarlig, regnskabsansvarlig), formålet med projektet, projektets indhold og form. 

Stk. 6. Hvis man i et projekt søger midler fra eksterne fonde, skal projektet have en fondsansvarlig, en projektleder og regnskabsansvarlig. Projektmedarbejderne er ansvarlige for at overholde foreningens procedurer for økonomistyring (se § 8) og sikre god forvaltningspraksis, afrapportering og overholdelse af den pågældende fonds krav og kriterier.

Stk. 7. Medlemmer har mulighed for at søge fonde og økonomisk støtte til projekter ved at bruge foreningens CVR-nummer. Fondsansøgninger og honorarudbetalinger i projekterne skal godkendes af bestyrelsens projektkoordinator (se § 7, stk. 3). Medlemmer kan herudover ikke binde foreningen økonomisk.

Stk. 8. Den fondsansvarlige og regnskabsansvarlige i projektet har ansvaret for at dele regnskabsoplysninger med bestyrelsens kasserer (eller anden) efter projektet er afsluttet. 

Stk. 9. Medlemmer har mulighed for at fremme deres projekter på foreningens digitale platforme, herunder hjemmesiden, Facebook, LinkedIn og Instagram. Opslag, delinger og reklame for arrangementer eller projekter skal godkendes og lægges op af bestyrelsens SoMe-ansvarlige. Medlemmernes projekter skal leve op til foreningens krav om projekter (se § 5).   

Stk. 10. Formidlingsprodukter udviklet under Etnografisk Formidlingsfællesskab skal fortsat kunne anvendes i foreningen efter ophavspersonen har endt sit medlemskab. Produkter defineres som undervisningsmateriale, udstillinger, foredrag og film mv., som er udviklet i samarbejde med foreningen.

§ 3 Kontingent

Stk. 1. Kontingentet for medlemmer er 65 kr. om måneden. 

Stk. 2. Medlemskabet er aktivt så længe der betales kontingent pr. 1. i måneden.

Stk. 3. Personer der er interesserede i at blive medlem kan komme til det næstkommende netværksmøde og finde ud af, om de vil være medlem af Etnografisk Formidlingsfællesskab. Efterfølgende skal man være medlem for at deltage i netværksmøderne.

§ 4 Bestyrelsen

Stk. 1. Bestyrelsen står for den daglige administration og drift. Bestyrelsesmedlemmerne er underskriftsberettigede og har alle et ansvar for et samlet projektoverblik.

Stk. 2. Bestyrelsen mødes en gang hver måned. Til møderne skal minimum 3/5 møde op ellers rykkes mødet. Mødet kan afholdes enten fysisk eller online. 

Stk. 3. Bestyrelsen har adgang til hele drevet. Der overholdes gældende GDPR regler, så alt unødig persondata slettes løbende og er utilgængelig for uvedkommende. Hvert projekt får tildelt en projektmappe og skal arbejde herfra. 

Stk. 4. Bestyrelsen vælges ind til den ordinære generalforsamling. 

Stk. 4. Bestyrelsen består af minimum 3 medlemmer, som varetager 5 poster: 

1. Forperson, som sørger for mødeindkaldelse, dagsordener til både bestyrelsesmøder og netværksmøder indkaldes ud fra medlemslisten. (Mia)
2. Næstforperson og webansvarlig, som sørger for hjemmeside samt indmeldelsesblanket og skriver til kasseren angående medlemmer løbende. Denne har det overordnet ansvar for e-mailen admin@etnografiskformidling.dk (Anne Sofie)
3. Kasserer, som er økonomiansvarlig. Denne udarbejder årsregnskab, medlemmernes indbetaling i banken, samt udbetaler løn og honorar. Denne holder også medlemskontingenter og oplysninger (Kirstine)
4. SoMe-ansvarlig, som sørger for foreningens Instagram, Facebook, onlinebegivenheder mv, samt godkender de enkelte projekters opslag i henhold til foreningens branding. Personen har koden til de enkelte sociale platforme (Mia).
5. Projektkoordinatoren har overblik over projekterne og opdaterer løbende fondsdokumentet. Personen sørger for at lave kontrakter for projekterne, samt ansættelseskontrakter med godkendelse fra bestyrelsen, hvis personer ansættes lønnet i Etnografisk Formidlingsfællesskab. Projektkoordinatoren sørger for ekstern revision af kassererens regnskaber. (Anne Sofie)

Stk. 5: Bestyrelsen skal godkende fondsansøgninger løbende.

Stk. 6: Bestyrelsen skal godkende hvert projekt, som projektlederen indsender til bestyrelsen. Idéen kan revideres og ændres i sparring inden endelig godkendelse. 

Stk. 7. Bestyrelsen skal på lige vilkår med andre medlemmer søge projektstøtte til projekter og arbejder i den forbindelse på lige vilkår med medlemmerne. 

Stk. 8. Til hver generalforsamling vælges to suppleanter, som kan overtage en af posterne i bestyrelsen, såfremt denne træder af. Suppleanterne skal helst være andre medlemmer end dem i bestyrelsen, men må også gerne være andre bestyrelsesmedlemmer. 

Stk. 9. Til bestyrelsesmøderne afrapporterer hvert bestyrelsesmedlem status af arbejdsopgaver, og sikrer på den måde en overlevering, så deres opgaver kan varetages af en suppleant eller anden valgt bestyrelsesmedlem. 

Stk. 10. Bestyrelsen er arbejdsgiver og ansætter og afskediger projektmedarbejdere.

§ 5 Projekter

Stk. 1. Projekter kører som selvstændige enheder under foreningen. 

Stk. 2. Betingelsen for at de forskellige projekter godkendes af bestyrelsen er, at de lever op til foreningens almennyttige formål (§ 1. stk. 1). Det vil sige, at eventuelle erhvervsmæssige indkomster i et projekt også er tæt forbundet med det almennyttige formål. 

Stk. 3. Projekterne skal opfylde foreningens etiske kodeks (se § 6), hvilket de projektansatte er ansvarlige for.

§ 6 Etisk kodeks 

Stk. 1. De etnografiske projekter er udarbejdet med udgangspunkt i de etiske retningslinjer hos American Anthropological Association (AAA).

Stk. 2. De involverede parter (informanter/projektmedarbejere/samarbejdspartnere) har givet samtykke til at projekterne formidles til et bredere publikum. 

Stk. 3. Foreningens medlemmer skal i deres projekter være bevidste om repræsentation og egen positionering.  

Stk. 4. Foreningen tolerer ingen form for diskrimination i forhold til køn, race, etnisk oprindelse, seksuel orientering, religion, kultur, alder, uddannelse, social status eller nationalitet.

Stk. 5. Foreningen vil sikre et rum for godt samarbejde og en anerkendende og konstruktiv omgangsform. 

§ 7 Økonomi

Stk. 1. For foreningens forpligtelser hæfter alene foreningens formue. Der påhviler ikke foreningens medlemmer nogen hæftelse.

Stk. 2. Foreningens regnskabsår er kalenderåret.

Stk. 3. Inden for 6 måneder efter hvert regnskabsårs udløb udarbejdes i overensstemmelse med lovgivningens og vedtægternes regler herom en årsrapport. Årsrapporten består af et årsregnskab med resultatopgørelse, balance og noter, som udarbejdes af kasserer med godkendelse fra projektkoordinatoren,samt en årsberetning indeholdende foreningens aktiviteter i det forgangne år udarbejdet af projektkoordinator. Årsrapporten udgives senest 1. juni for året før efter endelig godkendelse af den siddende bestyrelse. 

Stk. 4. Foreningen er tegnet af den daværende siddende forperson (Anne Sofie Mühlbach) og den daværende siddende kasserer (Kirstine Damgaard Henriksen), der tegner foreningen overfor banken (dato den 12. juli 2023). 

Stk. 5. Minimum to bestyrelsesmedlemmer har netbanksadgang (B-adgang) til foreningens konto i Arbejdernes Landsbank og kan godkende betalinger og overførsler. En af disse skal være bestyrelsens kasserer.

Stk. 6. Den primære funktionsadskillelse i foreningen står mellem kassereren og projektkoordinatoren i bestyrelsen. 

Stk. 7. Årsregnskabet opdateres hver måned i henhold til bankafstemningerne af kasseren og kontrolleres af projektkoordinatoren. Herefter fremlægges årsregnskabet til det månedlige bestyrelsesmøde.

§ 8 Procedurer for økonomistyring i projekterne

Stk. 1. Funktionsadskillelsen i de enkelte projekter er delt mellem projektets regnskabsansvarlige og en anden projektmedarbejder. Kassereren i bestyrelsen godkender det endelige regnskab og budget. Hvis der kun er én projektmedarbejder, godkender bestyrelsens kasserer de økonomiske aktiviteter.

Stk. 2. De enkelte projekter skal sikre, at eventuelle bevillinger forvaltes på forsvarlig vis og lever op til den pågældende fonds regelsæt for god økonomistyring

Stk. 3. Budgetter og budgetændringer udarbejdes af hvert projekts egen regnskabsansvarlige. Kassereren kontrollerer og godkender disse ved projektets start. Er kassereren selv den regnskabsansvarlige på et projekt, kontrolleres og godkendes budgetter og budgetændringer af projektkoordinatoren. 

Stk. 4. Regnskab, herunder bogføring og bilag, udarbejdes af hvert projekts egne regnskabsansvarlige. Kassereren kontrollerer og godkender disse ved projektets afslutning. Er kassereren selv den regnskabsansvarlige på et projekt, kontrolleres og godkendes bogføring af projektkoordinatoren.

§ 9 Ordinær generalforsamling

Stk. 1. Ordinær generalforsamling afholdes hvert år inden udgangen af oktober måned. 

Stk. 2. Dagsordenen meddeles foreningens medlemmer senest 4 uger før mødet.

Stk. 3. Generalforsamlingen er åben med taleret for alle medlemmerne. 

Stk. 4. Generalforsamlingens dagsorden skal omfatte: 

1. Valg af dirigent(er)
2. Valg af referent 
3. Valg af bestyrelsesmedlemmer
4. Gennemgang af vedtægter
5. Eventuelt

Stk. 5. Valg til bestyrelsen:

• På generalforsamlingen vælges minimum 3 bestyrelsesmedlemmer til de 5 poster.
• Valget gælder for 1 år. 
• Kandidater, der ikke opnår valg til bestyrelsen, er suppleanter for medlemmer valgt i den rækkefølge, stemmetallene angiver. Suppleantperioden løber til næste bestyrelsesvalg.
• Ved stemmelighed, der skaber tvivl om, hvem af to eller flere kandidater, der er valgt til bestyrelsen, foretages omvalg. Ved stemmelighed mellem kandidater, der vælges som suppleanter, afgøres kandidaternes suppleantrækkefølge ved omvalg. I tilfælde af stemmelighed ved omvalg afgøres resultatet ved lodtrækning.

Stk. 6. Indkaldelse til ekstraordinær generalforsamling kan ske på et vilkårligt tidspunkt af et bestyrelsesmedlem, hvis det findes nødvendigt f.eks. i forbindelse med ændring af vedtægter.

§ 10 Vedtægtsændring

Stk. 1. Ændringen af vedtægterne kan ske efter beslutningen på den årlige generalforsamling, hvor mindst 2/3 af de fremmødte stemmer for.

Stk. 2. Ændringen af vedtægterne kan ske efter beslutningen på en ekstraordinær generalforsamling, hvor mindst 2/3 af de fremmødte stemmer for.

§ 11 Opløsning

Stk. 1. Etnografisk Formidlingsfællesskabs opløsning kan kun ske efter beslutning i bestyrelsen og en derpå følgende ekstraordinær generalforsamling, hvor alle de fremmødte stemmer for. 

Stk. 2. Ved opløsning af Etnografisk Foreningsfællesskab beslutter generalforsamlingen, hvilke(e) andre danske almennyttige foreninger og/eller formål der skal have andel i foreningens formue. Indsamlende midler skal bruges til det formål de er indsamlet til, og kanaliseres via en anden dansk almennyttig forening eller fond.

CVR: 44178182